E-Rechnung 2026
E-Rechnung für KMU und Handwerk.
Empfangen, lesbar machen, sauber aufbewahren. Wir prüfen Ihre bestehende Software, richten pragmatische Prozesse ein und schulen Ihr Team, ohne unnötigen Software-Overhead.
Gesetzlicher Zeitplan
Fristen, Stufen & Übergangsregeln
Geprüfte Gesetzeslage (Stand: 2026-08-22). Jede Angabe verlinkt direkt auf das BMF bzw. das Gesetz im Internet.
Seit 01.01.2025
Empfangsfähigkeit für alle B2B-Betriebe
Alle inländischen Unternehmen müssen in der Lage sein, strukturierte elektronische Rechnungen (z. B. XRechnung, ZUGFeRD) zu empfangen. Für den reinen Empfang genügt laut BMF grundsätzlich ein normales E-Mail-Postfach. Für reine XML-Dateien ist zur menschlichen Lesbarkeit ein Viewer oder eine geeignete Software erforderlich.
Bis 31.12.2026
Ausstellung: Sonstige Rechnungen erlaubt
Rechnungsaussteller dürfen für inländische B2B-Umsätze übergangsweise weiterhin Papier- oder einfache PDF-Rechnungen (mit Zustimmung des Empfängers) ausstellen.
Ab 01.01.2027
Pflicht für Betriebe über 800.000 € Umsatz
Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 € müssen ab 2027 E-Rechnungen im B2B ausstellen. Betriebe mit bis zu 800.000 € Vorjahresumsatz dürfen noch bis Ende 2027 sonstige Rechnungen nutzen.
Ab 01.01.2028
E-Rechnungspflicht für betroffene B2B-Umsätze
Betroffene inländische B2B-Umsätze zwischen Unternehmen werden als E-Rechnung ausgestellt, sofern keine gesetzliche Ausnahme (z. B. Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8–29 UStG oder Kleinunternehmer nach § 19 UStG) greift.
Orientierungs-Check
Statischer 5-Punkte Orientierungs-Check
Prüfen Sie anhand von fünf Kernfragen, wie Ihr Betrieb bei der E-Rechnung aufgestellt ist. Ohne Passwörter, sensible Belege oder Rechnungsdaten.
1. Empfang & Lesbarkeit
Können eingehende strukturierte E-Rechnungen (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD) im Betrieb empfangen und bei Bedarf visualisiert werden?
Praxis-Tipp: Für den Empfang genügt ein E-Mail-Postfach. Für reine XML-Dateien (XRechnung) ist ein Viewer oder eine geeignete Software zur Lesbarmachung hilfreich.
2. Software-Bestand & Schnittstellen
Unterstützen Ihre vorhandenen Systeme (Buchhaltung, Faktura, Handwerker-Software) bereits strukturierte Formate oder gibt es passende Schnittstellen?
Praxis-Tipp: Oft reichen Versions-Updates oder vorhandene Module Ihrer bestehenden Software.
3. Unversehrte Aufbewahrung
Bleibt bei empfangenen E-Rechnungen der strukturierte XML-Originalteil über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist unversehrt erhalten?
Praxis-Tipp: Der steuerliche Grundsatz verlangt, dass der XML-Datensatz unverändert aufbewahrt wird.
4. Prüf- & Freigabeprozess
Gibt es im Betrieb einen geregelten Ablauf von Rechnungseingang über sachliche Prüfung bis zur Zahlung?
Praxis-Tipp: Klare Zuständigkeiten im Team verhindern Medienbrüche und Doppelarbeiten.
5. Schnittstelle Steuerberatung
Wie werden Belege an Ihre Steuerkanzlei übermittelt (z. B. DATEV-Schnittstelle, Kanzlei-Portal oder Beleg-Export)?
Praxis-Tipp: Eine abgestimmte Übergabe mit der Kanzlei spart Rückfragen und Buchungsaufwand.
E-Rechnungs-Check für Ihren Betrieb
Wir klären zuerst, welche Software, Eingangskanäle und Schnittstellen betroffen sind. Einen technischen Umfang und nächste Schritte vereinbaren wir erst nach dieser Einordnung.
Erste Einordnung per Ada · Termin erst nach persönlicher Prüfung
Fragen vorab? Schreiben Sie an ada@primeitler.de
Unser Ablauf
In drei Schritten zur sauberen E-Rechnung
Kein Software-Overhead. Wir docken an Ihre vorhandenen Werkzeuge an und etablieren einen stabilen Ablauf.
Ist-Analyse & Software-Prüfung
Wir prüfen Ihre vorhandenen Systeme (ERP, Faktura, Buchhaltung), Eingangskanäle und Schnittstellen zur Steuerkanzlei auf E-Rechnungs-Fähigkeit.
Prozess-Einrichtung & Anbindung
Wir richten den strukturierten Empfang, die Anzeige und die geordnete Übergabe an Ihre Systeme ein – pragmatisch und passgenau.
Testlauf, Dokumentation & Einweisung
Gemeinsamer Testlauf mit Musterbelegen, verständliche Dokumentation des Ablaufs und kurze Einweisung für Ihre Mitarbeitenden.
Häufige Fragen
Klartext zu Gesetz & Praxis
Stand 2026-08-22. Keine Rechts- oder Steuerberatung, sondern praktische IT-Einordnung.
Was ist seit dem 1. Januar 2025 eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird (z. B. nach dem CEN-Standard EN 16931 wie XRechnung oder ZUGFeRD ab Profil EN 16931). Ein einfaches PDF oder eine Papierrechnung gilt steuerrechtlich als 'sonstige Rechnung'.
Reicht ein einfaches PDF als E-Rechnung aus?
Nein. Ein reines PDF erfüllt die gesetzliche Definition einer E-Rechnung nicht, da es keine strukturierten XML-Daten enthält. Übergangsweise dürfen Unternehmen sonstige Rechnungen (inklusive PDF mit Zustimmung) bis Ende 2026 weiterhin versenden, müssen E-Rechnungen aber empfangen können.
Ab wann muss mein Betrieb E-Rechnungen zwingend ausstellen?
Bis zum 31.12.2026 dürfen alle Unternehmen für inländische B2B-Umsätze übergangsweise sonstige Rechnungen (z. B. PDF mit Zustimmung) nutzen. 2027 gilt die Ausstellungs-Pflicht für Betriebe mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz (darunter bis Ende 2027 befreit). Ab 2028 gilt die Pflicht für betroffene B2B-Umsätze, sofern keine gesetzliche Ausnahme (z. B. Kleinbetragsrechnungen bis 250 € oder steuerfreie Umsätze) greift.
Was gilt für Kleinunternehmer nach § 19 UStG?
Kleinunternehmer müssen seit 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen von Lieferanten und Partnern zu empfangen. Von der Verpflichtung, selbst E-Rechnungen auszustellen, sind Kleinunternehmer jedoch gesetzlich befreit.
Was muss bei der Aufbewahrung beachtet werden?
Bei E-Rechnungen muss der strukturierte XML-Datensatz in seiner ursprünglichen Form unversehrt aufbewahrt werden. Das BMF stellt klar, dass eine Ablage außerhalb eines GoBD-konformen Spezialarchivs für Umsatzsteuerzwecke nicht automatisch einen Verstoß gegen § 14b UStG darstellt.
Braucht mein Betrieb zwingend eine neue Software?
In vielen Fällen genügen Updates oder Module vorhandener Buchhaltungsprogramme, Handwerkersoftware oder Schnittstellen (z. B. DATEV, Lexware). Die Eignung und bestehende Schnittstellen werden im Einzelfall geprüft.
Wie unterstützt PrimeITler bei der E-Rechnungs-Einführung?
Wir analysieren Ihre vorhandene Software, richten den Empfang und die geordnete Ablage ohne Medienbrüche ein, unterstützen bei der Schnittstelle zur Steuerkanzlei und weisen Ihr Team praxisnah ein – transparent im vereinbarten Rahmen.
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